Možnosti schvalování dokladů

Portál Trivi Vám nabízí dvě možnosti, jak pracovat se schvalováním dokladů. Obě možnosti jsou ve výchozím nastavení vypnuté.

Schvalování vystavených dokladů

Schvalování vystavených dokladů můžete využít, pokud ve Vaší společnosti potřebujete, aby po vystavení faktury uživatelem někdo další tuto fakturu před zaúčtováním, či zasláním klientovi schválil.  

Zdali máte schvalování vystavených dokladů zapnuté je vidět v Nastavení -> Účetnictví -> Způsob schvalování faktur (výchozí nastavení bez ručního nastavení je „Automaticky“). 

Pokud máte zájem schvalovat vystavené doklady, kontaktujte Trivi a my pro Vás tuto funkci rádi aktivujeme.  

Jak vystavit prodejní doklad ke schválení

Vystavení libovolného prodejního dokladu probíhá standardním způsobem. Jediným rozdílem je, že po zadání nutných údajů má uživatel místo možnosti „Zpracovat“, pouze možnost „Poslat na schválení“. 

I uživatel s oprávněním schvalovat doklady musí nejdříve doklad poslat na schválení. Hned po kliknutí na tlačítko „Poslat na schválení“ se mu zobrazí možnost doklad si sám schválit.  

Jak schválit vystavený doklad

Uživatelé s právem „Může schvalovat doklady (ve workflow)“ následně na tomto dokladu, který je ve stavu „Čeká na schválení“, májí možnost schválit tlačítkem „Zpracovat“, nebo zamítnout tlačítkem „Zamítnout“. Přečtěte si článek, který popisuje stavy dokladů. 

Tip: Doklad je taktéž možné schválit přímo z přehledu dokladů. A to klikem na kontextové menu (tři tečky na konci řádku) a výběrem možnosti Zpracovat. 

Schvalování nahraných dokladů

Pokud nemáte zapnuté schvalování nahraných dokladů, tak se každý nahraný doklad automaticky pošle na vytěžení, a následně prochází standardním procesem (přečtěte si více o stavech dokladů). V některých případech můžete chtít každý doklad, než se pošle na vytěžení, ručně schválit. 

Všichni uživatelé portálu, kteří mají právo nahrávat doklady, je mají právo i schvalovat. Proto tuto funkcionalitu využijete zejména v případě, že si necháváte zasílat doklady e-mailem přímo do portálu Trivi. 

Aktivace schvalování nahraných dokladů

Funkci schvalování nahraných dokladů si můžete zapnout sami v Nastavení -> Nastavení Trivi -> Doklady -> Zapnout schvalování nahraných dokladů. 

Schvalování nahraných dokladů

V sekci nahraných dokladů se Vám nově, vedle každého dokladu, zobrazí stav jeho schválení (Čeká na schválení, Schváleno, Zamítnuto). Doklady nahrané před aktivací schvalování jsou označeny stavem „Zpracovává se“, a na schválení nečekají. 

Kliknutím na libovolný doklad se Vám zobrazí dialogové okno, s možností změnit stav dokladu. V případě dokladu čekajícího na schválení tedy máte možnost doklad Schválit, či Zamítnout.