Šablony pro vydané doklady

Pro zjednodušení opakovaného vystavování dokladů máte na portálu Trivi možnost využít funkce Šablon. Můžete si vytvořit šablonu pro každý doklad, který vystavujete pravidelně, a následně využít tyto šablony ručně, kdykoliv potřebujete další podobný doklad. Portál Trivi Vám taktéž umožní nastavit automatické vytváření dokladů ze šablon dle nastavených parametrů. 

Vytvoření nové šablony a přehled šablon 

Přehled existujících šablon naleznete v záložce Šablony v sekci Dokladů. Vytvořit novou šablonu můžete kliknutím na tlačítko Vytvořit novou šablonu, které najdete v pravém horním rohu. Množství údajů, které si do šablony předvyplníte, je zcela na Vás. V nejjednodušším případě bude systém vyžadovat pouze vyplnění názvu šablony, ale samozřejmě můžete vyplnit veškeré údaje, které se pravidelně opakují (například údaje o položkách, odběrateli, způsobu úhrady, apod…).

Tip: Nejčastěji používané akce, jako například vytvoření dokladu ze šablony, její duplikaci či smazání, naleznete v kontextovém menu na konci řádku v přehledu pod symbolem „…“. 

Vytvoření dokladu z šablony 

Pokud máte šablonu otevřenou, stačí kliknout na tlačítko Vytvořit doklad v horní části obrazovky a následně systém provede vytvoření nového dokladu s předvyplněnými údaji ze šablony. 

Automatické vytváření dokladů ze šablon (Nastavení opakování)

Portál Trivi Vám nabízí možnost automatizace opakovaně vystavovaných dokladů. Při vytváření nebo editaci šablony máte možnost nastavit opakování v oddílu Nastavení opakování v pravém menu. 

Frekvence opakování

Nejdříve je nutné vybrat frekvenci opakování, kterou je možné nastavit jako denní, týdenní, měsíční či roční. V případě výběru „Bez opakování“ bude automatické vystavení dokladu ze šablony vypnuto.  

Datum prvního vystavení

Označuje datum, kdy bude doklad ze šablony poprvé vytvořen. Toto datum musí být vždy nejdříve následující kalendářní den. 

Délka opakování

Při nastavení opakování je nutné vybrat po jaké období by se měl doklad ze šablony automaticky vystavovat.

• Nekonečně – Doklad bude pravidelně vystavován do doby, než ručně vypnete opakování na šabloně.
• Počet opakování – Doklad bude vystaven v počtu iterací, které zde uvedete. 
• Konec platnosti – Máte možnost uvést mezní datum. Pokud vyjde vystavení dokladu na datum, které je později než mezní datum, nebude doklad vystaven. 

Zpracování dokladu

Vyberte, do jakého stavu si přejete doklad vystavit.  

• Vytvořit koncept – V tomto případě bude doklad vystaven pouze do stavu koncept. Následně ho můžete najít v sekci vystavených dokladů, kde ho můžete ručně zkontrolovat a dále s ním pracovat.
• Posunout k zaúčtování / schválení – V případě využití této možnosti bude doklad po vytvoření dle nastavených parametrů rovnou zaslán ke zpracování. Z tohoto důvodu je nutné na dokladu před uložením vyplnit veškerá pole, která jsou nutná pro vystavení dokladu (tj. zejména odběratele, číselnou řadu dokladu, způsob úhrady a údaje na položce faktury).

Zaslat automaticky na e-mail

Možnost zaslání na e-mail je dostupná pouze v případě, že vyberete možnost „Posunout k zaúčtování/ke schválení“ a umožní Vám vyplnit e-mail či e-maily, na které bude doklad po zpracování rovnou zaslán. V této části máte také možnost vybrat šablonu e-mailu, která bude využita pro zaslání tohoto dokladu, popřípadě šablonu rovnou upravit. 

Tip: Až budete mít volnou chvilku, zkontrolujte si, zda byly doklady vystaveny přesně dle Vašich požadavků.