Stav dokladů a jejich zaúčtování
Zpracování účetních dokladů je komplexní proces a portál Trivi je navržen tak, aby pro Vás byl tento proces co nejjednodušší. Nicméně pokud chcete rozumět tomu, v jakém stavu se Vaše doklady právě nacházejí, čtěte dál. Dozvíte se, co jednotlivé stavy, které na portálu vidíte, znamenají.
Obecně rozlišujeme na portálu dva stavy. Stav (na portálu) a Stav zaúčtování. Stav na portálu je stav dokladu předtím, než je odeslán do účetního modulu Trivi k zaúčtování. Jakmile je odeslán do účetního modulu, proběhnou poslední validace, a stane se součástí Vašeho účetnictví.
Stav (na portále)
Cesta dokladu na portále začíná buď nahráním dokladu (stav Nahráno), nebo vytvořením nového dokladu v sekci dokladů (stav Koncept).
Stavy vytvářených dokladů
- Koncept - Stav dokladu, který je teprve vytvářen uživatelem portálu.
Stavy nahraných dokladů
- Nahráno – Stav dokladu, který byl nahrán na portál k vytěžení (například scan dokladu). Tento doklad se nezobrazuje na přehledu dokladů, ale v samostatné sekci Doklady -> Nahráno.
- Vytěžuje se - První stav po “Nahráno” - v případě, že systém či pracovník Trivi pracuje na vytěžení daného dokladu.
- Vytěženo - Doklad je vytěžen a připraven k práci na zaúčtování účetním týmem.
Jakmile projde doklad počáteční fází, stavy jsou již pro všechny doklady společné.
Společné stavy pro nahrané i vytvořené doklady
- Čeká na schválení - Stav, který je dostupný pouze v případě, že mate zapnuté schvalování dokladů (Nastavení -> Účetnictví -> Obecné nastavení -> Způsob schvalování faktur -> Ručně). V tomto případě stav vyjadřuje, že se čeká na schválení tohoto dokladu oprávněným uživatelem.
- Zpracováno - Doklad, který je na portálu odeslán ke zpracování do účetního modulu k zaúčtování.
- Opravuje se - Již jednou zpracovaný doklad je připraven k opravě (u některých dokladů si můžete doklad přesunout do tohoto stavu sami - tlačítkem Opravit). Nicméně u některých dokladů (zejména pokud již byly součástí zpracovaného přiznání k DPH, nebo jiných účetních operací) je nutné kontaktovat účetní tým.
- Zamítnuto – Doklad, který byl zamítnut v rámci schvalovacího procesu (pokud je zapnutý).
Stav zaúčtování
Tento stav vyjadřuje stav zaúčtování v rámci účetního modulu Trivi poté, co je na portálu vše hotovo. Pouze doklad, který je zaúčtovaný, se poté správně propisuje do všech potřebných účetních dokladů, přiznání a reportů.
V rámci účetního modulu Trivi má doklad následující stavy:
- Čeká na zaúčtování – Doklad čeká na zaúčtování účetním modulem Trivi. Dle množství dokladů může tento proces trvat až několik hodin (ve většině případů jen několik vteřin).
- Nezaúčtováno – Doklad zatím nebyl odeslán k zaúčtování.
- Zaúčtováno – Doklad je zaúčtován
- Chyba zaúčtování – Při zaúčtování došlo k chybě. Kontaktujte prosím účetní tým Trivi.